Een goede besluitvorming is gebaseerd op een systematische en stapsgewijze aanpak. Een systematische en stapsgewijze benadering van een inkoopvraagstuk geeft de betrokkenen houvast door verschillende fasen te onderscheiden die opeenvolgend moeten worden doorlopen. Een gestructureerd besluitvormingsproces bestaat uit de vier fasen zoals weergegeven in onderstaande afbeelding.